SEGUNDA ENTREGA: "DESENTRAÑANDO LA GESTIÓN POR PROCESOS: LA HOJA DE RUTA PARA LA MODERNIZACIÓN PÚBLICA"

 

ENTREGA 2: FASE DE PLANIFICACIÓN

DE LA FUNCIÓN AL VALOR PÚBLICO: CÓMO IDENTIFICAR PROCESOS Y PRODUCTOS CLAVE (FASE 1)

INTRODUCCIÓN

La Fase 1, la Identificación de Procesos y Productos, es el cimiento de toda la Gestión por Procesos. Su objetivo principal es claro: dejar de enfocarse en las funciones internas de la entidad (el organigrama) y concentrarse en los productos y servicios de valor que se entregan a la ciudadanía. Una correcta identificación asegura que los esfuerzos de la entidad estén alineados con sus objetivos estratégicos y con las necesidades reales de las personas.

 

PUNTOS PRINCIPALES A TRATAR

1. El cambio de paradigma: de la estructura al proceso.
2. La Tipología de Procesos (Misionales, Estratégicos y de Apoyo).
3. El instrumento clave: el Mapa de Procesos Institucional.
4. La importancia de la Ficha de Producto/Proceso.

 

INFORMACIÓN RELEVANTE

1. El Paradigma de Valor:

En la gestión tradicional, las unidades organizacionales (oficinas) se preocupan por cumplir sus funciones. En la GPP, el enfoque es la cadena de valor. El proceso se define como una secuencia de actividades que, a partir de una entrada, genera una salida (producto, bien, servicio) que atiende a un cliente (ciudadano o entidad interna).

2. Tipología y Jerarquía de Procesos:

La guía clasifica los procesos para facilitar su gestión y priorización:

• Procesos Misionales (o Core): Son aquellos directamente vinculados a la razón de ser de la entidad. Producen los bienes, servicios o regulaciones que generan valor directo al ciudadano. Ejemplo: La emisión de licencias, la atención de emergencias.
• Procesos Estratégicos: Definen, controlan y supervisan la gestión de la entidad. Están ligados al planeamiento y la toma de decisiones. Ejemplo: Planeamiento estratégico, gestión de calidad.
• Procesos de Apoyo: Proporcionan los recursos necesarios para que los procesos misionales y estratégicos operen. Ejemplo: Gestión de recursos humanos, gestión logística, gestión de TI.

3. El Mapa de Procesos: La Vista Aérea de la Entidad:

El principal resultado de la Fase 1 es el Mapa de Procesos Institucional. Este diagrama visualiza la interacción de los tres tipos de procesos (Estratégicos, Misionales y de Apoyo) y, crucialmente, sitúa al Ciudadano (o stakeholder) como el punto de inicio (necesidad/entrada) y de fin (satisfacción/salida). El mapa define el alcance y la interconexión de las actividades institucionales.

4. La Ficha de Producto/Proceso:

Una vez identificado el proceso clave, se formaliza su descripción en una ficha. Este instrumento es vital porque detalla:

• El Producto o Servicio: Lo que se entrega al ciudadano.
• El Proceso: Las actividades específicas para producirlo.
• El Dueño del Proceso: La persona o unidad responsable de su resultado.
• Los Indicadores: Las métricas de desempeño y cumplimiento de la calidad.

 

CONCLUSIÓN

La Fase de Identificación de productos y procesos exigen rigor y visión estratégica. Pasar de un enfoque funcional a uno de procesos es cambiar la pregunta de “¿Qué hace mi oficina?” a “¿Qué valor estoy entregando al ciudadano?”. Al definir correctamente el Mapa de Procesos y formalizar las Fichas de Producto/Proceso, la entidad no solo cumple con la norma, sino que establece la línea base medible para la mejora continua y la rendición de cuentas.