ENTREGA 5: EL FACTOR HUMANO
GOBERNANZA Y COMPROMISO: EVITANDO LOS ERRORES COMUNES EN LA
GPP
INTRODUCCIÓN
El éxito o fracaso de la Gestión
por Procesos raramente reside en la calidad de los diagramas o en la elegancia
de los documentos. El factor determinante es la voluntad organizacional y el compromiso
de la Alta Dirección y de los servidores civiles. Este artículo se centra en
las condiciones de éxito que la guía identifica como cruciales para la
sostenibilidad de la GPP, y cómo una entidad puede evitar caer en la trampa de
la burocracia de los procesos.
PUNTOS PRINCIPALES A TRATAR
- El compromiso irrenunciable de la Alta Dirección.
- Los recursos necesarios: presupuesto, humanos y
tecnológicos.
- El desafío cultural: Sensibilización del servidor
civil.
- La diferencia entre GPP y "mapear
funciones" (errores comunes).
INFORMACIÓN RELEVANTE
1. El Liderazgo de la Alta
Dirección:
La condición sine qua non para el
éxito de la GPP es el compromiso del Titular de la entidad y la Alta Dirección.
Si el liderazgo no está convencido, la iniciativa morirá apenas se encuentre
con el primer obstáculo. El compromiso debe ser visible y se manifiesta en
acciones concretas:
- Asegurar la asignación de recursos.
- Defender la priorización de proyectos de mejora.
- Utilizar la información de los procesos para la
toma de decisiones estratégicas.
2. La Disponibilidad de
Recursos:
Un proceso no se gestiona con
buenas intenciones; requiere inversión. La guía enfatiza que la entidad debe
asegurar la disponibilidad de:
- Recursos Presupuestarios: Para financiar las
mejoras e innovaciones.
- Recursos Humanos: Personal capacitado,
especialmente el "Dueño del Proceso" con tiempo y autoridad.
- Recursos Tecnológicos: Sistemas de información que
permitan el monitoreo y la recopilación de datos de desempeño de forma
eficiente.
3. El Cambio Cultural en el
Servidor Civil:
El mayor reto es pasar de una
mentalidad de cumplimiento de mi función a una de contribución al resultado
final para el ciudadano. Esto requiere:
- Sensibilización: Los servidores deben entender que
la GPP no es una carga administrativa adicional, sino una herramienta para
mejorar su propio trabajo y el impacto de la entidad.
- Interiorización de Beneficios: El personal debe
reconocer que gestionar por resultados permite una planificación más
clara, menor ambigüedad en las responsabilidades y la mitigación de
riesgos.
4. Evitando la "Trampa
del Proceso": Lo que NO es GPP:
La guía es clara al advertir
sobre los errores comunes que convierten la GPP en un ejercicio inútil. La GPP
NO es:
- Mapear Funciones: Simplemente dibujar las
actividades que ya hace cada oficina. La GPP mapea lo que se debe hacer
para entregar valor al ciudadano, incluso si eso implica cambiar la
estructura funcional.
- Elaborar Documentos Inútiles: El fin no es la
documentación (Fichas, Mapas, Procedimientos), sino la mejora del
desempeño. Si los documentos no se usan para medir y tomar decisiones, el
ejercicio ha fallado.
- Generar Indicadores Inútiles: Medir métricas que no
reflejan la satisfacción del ciudadano o la eficiencia. La clave es medir
el valor público.
CONCLUSIÓN
La Gestión por Procesos es, en
esencia, una estrategia de cambio cultural y gobernanza. Depende del liderazgo
que impulsa la visión, de los recursos que sostienen la operación, y del
servidor civil que ejecuta la tarea con una mentalidad de valor público. Una
entidad que logra evitar los errores comunes, invierte en sensibilización y
mantiene el compromiso de la Alta Dirección, transforma la GPP de una
obligación normativa a un motor genuino de la Modernización del Estado.
Finalmente, al concluir el recorrido por las cinco series publicadas, no solo habrá adquirido un conocimiento profundo y teórico, sino que también contará con una visión clara de las herramientas esenciales para transformar la gestión pública en su entidad, lo que le permitirá contribuir de manera activa a la mejora de los servicios que recibe la ciudadanía.